Normativa conservazione digitale, ecco cosa sapere nel 2025

Quest’anno le imprese devono fare ancora più attenzione agli adempimenti relativi ai documenti informatici e, in particolare, alla conservazione digitale. Le novità introdotte quest’anno sulla digitalizzazione dei documenti e dei processi, prima svolti in modo tradizionale, impongono di essere compliant a nuove normative. Gestire ogni aspetto in azienda è complesso e richiede un importante impiego di risorse e budget, oltre a competenze specifiche e differenziate per garantire un approccio olistico e completo al tema. Per questo, esternalizzare il servizio di conservazione a norma è la soluzione più pratica ed efficace.

Normativa conservazione digitale, cosa cambia

Alcuni importanti cambiamenti sono per esempio l’entrata in vigore delle nuove normative dell’Agenzia delle dogane e dei monopoli, insieme alle riforme introdotte nel 2024, nell’ambito della cosiddetta “dogana 4.0”,  che ha imposto alle imprese una tracciabilità più accurata delle operazioni di importazione ed esportazione. Da segnalare anche il nuovo regolamento che disciplina il sistema di tracciabilità dei rifiuti e del Rentri – Registro elettronico nazionale per la tracciabilità dei rifiuti. Obblighi che, va evidenziato, rappresentano un’opportunità per le aziende, trattandosi di veri volani per la digitalizzazione  dei processi documentali e, in particolare, per l’adozione della conservazione a norma.

Dal 13 febbraio 2025, oltre all’iscrizione al Rentri, è stato previsto l’obbligo di tenere i registri di carico e scarico dei rifiuti, con nuovi modelli e in formato digitale. Dal14 aprile 2025, invece, tutti gli enti e le imprese produttrici iniziali di rifiuti speciali pericolosi e non pericolosi che hanno più di 50 dipendenti, insieme a tutti gli altri soggetti diversi dai produttori iniziali, sono obbligati all’operatività del Rentri, “e presto sarà obbligatoria anche la digitalizzazione del FIR, il Formulario identificativo dei rifiuti – racconta Lorenzo Zubani, responsabile della commercializzazione dei servizi di fatturazione elettronica e conservazione digitale per l’Italia di Able Tech -. Molte aziende però non sanno che questi documenti inviati al Rentri vanno poi posti in conservazione digitale. Il Rentri, infatti, non prevede questo servizio, a differenza per esempio del SdI per la fatturazione elettronica”. “Lo stesso vale per i documenti doganali digitali e per il registro riepilogativo dei corrispettivi giornalieri. Ricordiamo infatti che ora la trasmissione degli scontrini elettronici all’Agenzia delle entrate è parte di un processo completamente digitalizzato che non richiede più necessariamente registratori telematici o stampanti – sottolinea Zubani – ma questi documenti vanno conservati in quanto digitali e fiscali, come previsto dal DM 17 giugno 2014”.

Oltretutto, a livello Europeo la stessa normativa sulla conservazione digitale è in fase di trasformazione: “L’aggiornamento al regolamento eIDAS, il cosiddetto eIDAS 2.0 entrato in vigore l’anno scorso, prevede il nuovo servizio fiduciario e-archiving che di fatto consiste in una conservazione digitale qualificata riconosciuta tra tutti gli stati dell’Unione Europea – spiega Zubani -. Si aspetta solo il provvedimento attuativo che ne definisca gli aspetti tecnici”, che dovrebbe essere pubblicato a maggio.

Cosa fare per adeguarsi alla normativa sulla conservazione digitale

Questi adempimenti riguardano una platea molto ampia di aziende e liberi professionisti: “Basti pensare che gli obblighi relativi al Rentri dal 2026 riguarderanno tutte le aziende e se per ora i soggetti iscritti sono 183mila, a regime si prevedono oltre 500mila iscrizioni – anticipa Zubani -. Si può ben intendere che ciò abbia un impatto rilevante sugli aspetti gestionali e conservativi, considerando l’alto numero di documenti digitali trattati”. Per essere compliant, bisogna inviare i documenti digitali in conservazione presso un conservatore accreditato “ricordando che, in riferimento alla normativa fiscale e al Cad – Codice dell’amministrazione digitale, tutti i documenti nativi digitali vanno posti in conservazione a norma”, precisa il referente commerciale di Able Tech.

La procedura non è semplice. Per questo, anche se la conservazione digitale in house è consentita, è consigliabile affidarsi ad un provider che gestisca in outsourcing il servizio: “Gestendo la conservazione digitale in azienda si rischia di commettere errori. Bisogna seguire le Linee guida AgID, che prevedono diversi adempimenti tecnici e normativi, bisogna nominare un responsabile della conservazione, definire un sistema di conservazione conforme allo standard Oais e gestire in modo adeguato i pacchetti di versamento, di archiviazione e di distribuzione”, sottolinea Zubani. Sbagliare non solo significa non essere conformi alla normativa, ma anche non tutelare i documenti posti in conservazione, non garantendone quindi il valore legale nel corso del tempo e le loro caratteristiche intrinseche.

Aggiornamento normativa conservazione digitale: i consigli

Per avere la certezza di gestire la conservazione in maniera conforme alla normativa e di essere sempre aggiornati dunque “la cosa più semplice è rivolgersi a un conservatore accreditato, che svolga il servizio in esterno – consiglia Zubani -. La normativa sta evolvendo rapidamente, si va verso un’Italia dematerializzata: bisogna informarsi per adempiere agli obblighi”.

In questo campo, Able Tech opera dal 2014 occupandosi di fatturazione elettronica e conservazione digitale: “Lavoriamo con numerosi business partner e seguiamo circa sessantamila partite Iva – racconta il referente -. Abbiamo team qualificati con cui interveniamo ai tavoli di AgID e AssoConservatori, partecipando in modo proattivo anche agli aggiornamenti normativi. Negli anni ce ne sono state tantissime: tenersi aggiornati è complesso”. Tra le azioni nel corso del tempo “abbiamo ampliato il numero delle tipologie documentali, ora abbiamo 250 classi documentali pre-configurate con relativi metadati. Non ci siamo focalizzati solo sulla fattura elettronica ma anche su molti altri documenti digitali – precisa Zubani -. Svolgiamo il nostro servizio attraverso business partner certificati, redigiamo una newsletter periodica con tutti gli aggiornamenti e organizziamo webinar dedicati ai temi legati alla conservazione digitale”. Infatti, considerando i diversi ruoli coinvolti nella gestione della conservazione, è importante curare la conoscenza tecnico/normativa: “Tramite la nostra Academy ci occupiamo della formazione di responsabili della conservazione e delle altre figure coinvolte nel processo”, aggiunge Zubani.

Un utile consiglio è anche scegliere una piattaforma stabile e facile da usare e un provider tecnologicamente competitivo: “La nostra piattaforma di gestione documentale contempla un modulo per la fatturazione e uno per la conservazione digitale. Siamo inoltre access point Peppol per gli ordini elettronici e stiamo svolgendo la procedura per diventare Qualified Trust Service Provider per fornire i servizi eIDAS 2.0 in ambito e-archiving”, conclude. Questo perché adeguarsi alla normativa sulla conservazione digitale offre l’occasione per ridisegnare tutti i propri processi aziendali approntando una generale trasformazione digitale, in ottica di crescita e ottimizzazione dei costi.

Articolo realizzato in partnership con Able Tech